Oggi giorno il lavoro d’ufficio è molto più agevolato rispetto a qualche anno fa grazie agli strumenti che computer sempre più potenti ed internet mettono a disposizione. Da sempre problematica però, si è rivelata la possibilità da parte di più colleghi di lavorare sullo stesso file. Via vai di ufficio in ufficio, mail e contro mail inviate, pendrive che passano da un computer all’altro portando con se virus di ogni genere, sono solo un ricordo del passato. Oggi esistono nuovi strumenti che permettono di lavorare online a più utenti sullo stesso file. Il metodo migliore è sicuramente l’utilizzo di un piccolo software che si chiama dropbox. Con questa guida scoprirete quali sono i semplici passaggi per utilizzare al meglio questo programma davvero utile.
Cosa serve
Cosa serve per completare questa guida :
» pc,
» connessione ad internet,
» file da condividere,
Istruzioni
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Per prima cosa occorre scaricare il programma dropbox dal sito del produttore
https://www.dropbox.com/ . Basta cliccare su uno dei link presenti al di sotto dell’ evidente bottone blu nella homepage del sito che riporta la scritta “download dropbox”; la scelta del link dipende dal vostro sistema operativo. Nella stessa pagina è presente un video illustrativo molto semplice ma in lingua inglese come tutto il programma del resto.
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Una volta cliccato sul link sarà possibile salvare il file di istallazione del programma che è molto piccolo (14,3 mb) e seguire le istruzioni per l’istallazione. Ad un certo punto (dato che in questa guida si parla della prima istallazione di dropbox) spunterà una finestra nella quale occorre selezionare “i don’t have a dropbox account” per proseguire cliccando “next”.
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Dopo pochi secondi apparirà un’altra schermata da compilare con quelli che sono il login, la password e l’indirizzo email, quest’ultimo necessario per attivare il l’account anche in versione gratuita. Nello spazio riportante “computer name” dovete mettere il nome del vostro pc ma potete anche lasciare lo spazio in bianco senza incidere sul seguito della registrazione. Non dimenticate di selezionare la casella “ i agree to the terms of service”. Adesso cliccate “next”.
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A questo punto appare una nuova schermata “select your dropbox size”: selezionare la casella “2 gb” se volete utilizzare la versione free ed avere quindi 2 gb di spazio virtuale; se invece volete più spazio occorrerà pagare un prezzo proporzionato alla quantità di giga. A meno che non abbiate esigenze particolari, la modalità 2 gb va benissimo.
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Nella schermata successiva “welcome to dropbox” potete scegliere se seguire il tour guidato nel quale saranno mostrate tutte le funzionalità principali del programma oppure saltare ed andare direttamente all’utilizzo vero e proprio del software cliccando su “skip tour and finish”.
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Nella schermata “thats’s it!” non dimenticate di selezionare la casella “add short cut on the desktop” per assicurarvi che prima della fine dell’istallazione venga creato un collegamento veloce al programma sul desktop. Consiglio anche di selezionare l’altra casella “i want to chose where put my dropbox folder” per posizionare dove meglio preferite la cartella che sarà condivisa; altrimenti il programma ne creerà una in documenti.
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A questo punto siete pronti per condividere file con colleghi, amici o tra il vostro pc fisso ed il vostro portatile, insomma avrete una casella con due giga di spazio accessibile da qualsiasi computer che abbia dropbox, basterà solamente accedere usando login e password che avete precedentemente scelto.
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Per colleghi di lavoro che lavorano sugli stessi file, occorre un ulteriore precisazione. Il file su cui lavorate è sul vostro pc ma ogni qual volta che qualcuno vi apporti delle modifiche esso verrà sovrascritto a quello ospitato dai server di dropbox e gli altri utenti che condividono l’account subiranno passivamente l’aggiornamento del file ogni volta che si connetteranno ad internet lanciando il programma. Quindi comunicate bene tra di voi quando qualcuno mette mani al file.
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Per utilizzare al meglio e rapidamente dropbox, potete utilizzare i comandi che appariranno cliccando col tasto destro sull’icona del programma in basso a destra del vostro schermo del desktop. Da qui sarà possibile eseguire la maggior parte delle operazioni e sarà possibile anche visionare lo spazio ancora disponibile sul vostro account.
